Praxis-Hardware abschreiben und planvoll ersetzen: Austauschzyklen statt Ausfälle

In den meisten Praxen entsteht die IT-Beschaffung im Störungsfall. Der Rechner am Empfang startet montags nicht mehr, es wird telefoniert, und am Nachmittag steht ein Gerät da, das zufällig lieferbar war.

Das Ergebnis nach einigen Jahren ist ein gemischter Bestand: fünf Rechner, vier Konfigurationen, unterschiedliche Betriebssystemstände. Jede Störung wird dann zum Einzelfall, weil kein Gerät dem anderen gleicht.

Die steuerliche Seite spricht klar für die Alternative. Wer Ersatz planbar macht, verteilt die Ausgaben, hält den Bestand einheitlich und vermeidet, dass ein Ausfall den Praxisbetrieb bestimmt.

Die Nutzungsdauer von einem Jahr ändert die Rechnung

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. Februar 2021 kann für Computerhardware und die zugehörige Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Das gilt für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden, und umfasst Rechner, Notebooks, Tablets sowie Peripherie wie Monitore, Drucker und Scanner.

Praktisch bedeutet das, dass die Anschaffungskosten im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe berücksichtigt werden können. Die frühere Verteilung über drei Jahre entfällt damit für diese Gerätegruppe.

Die Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter mit einer Grenze von 800 Euro netto nach § 6 Abs. 2 EStG bleibt daneben bestehen, verliert bei Computerhardware aber an Bedeutung. Ob und wie sich diese Möglichkeiten in Ihrem Fall auswirken, klärt Ihre Steuerberatung – dieser Beitrag ist kein steuerlicher Rat.

Für die Planung ist der Punkt trotzdem wichtig. Wenn ein Gerät steuerlich im Anschaffungsjahr abgebildet ist, spricht nichts dagegen, den Ersatz gleichmäßig über die Jahre zu verteilen statt in einem großen Schwung.

Wirtschaftliche Nutzungsdauer und Sicherheit sind der eigentliche Taktgeber

Wie lange ein Gerät steuerlich betrachtet wird, sagt nichts darüber, wie lange es sicher betrieben werden kann. Für die Praxis ist die zweite Frage die relevante.

Der kostenlose Support für Windows 10 ist am 14. Oktober 2025 ausgelaufen, seitdem gibt es keine regulären Sicherheitsupdates mehr. Ein Praxisrechner ohne Sicherheitsupdates verarbeitet Patientendaten – das ist der Punkt, an dem die Diskussion über Restnutzungsdauer endet.

Bei älteren Geräten scheitert das Upgrade häufig an den Hardwareanforderungen von Windows 11, konkret an Prozessor, Arbeitsspeicher und Speicherplatz. In diesen Fällen ist der geplante Austausch in der Regel wirtschaftlicher als der Versuch, ein Gerät nachzurüsten.

Dazu kommt eine Anforderung aus der Telematikinfrastruktur. Seit dem 1. Januar 2026 muss jedes Praxisverwaltungssystem die Konformitätsbewertung der gematik bestanden haben, was bei einigen Praxen einen Systemwechsel und damit neue Anforderungen an die darunterliegende Hardware auslöst.

Bestandsliste: vier Angaben pro Gerät

Ohne Liste ist jede Ersatzplanung geraten. Erfasst werden pro Gerät der Typ, das Anschaffungsjahr, der Standort und der Betriebssystemstand.

Diese Liste ist in einer Praxis an einem Nachmittag erstellt und beantwortet danach zwei Fragen sofort: Welche Geräte sind in diesem Jahr fällig, und welche Räume sind vollständig aus dem Takt gefallen?

Achten Sie auf die Geräte, die niemand als IT wahrnimmt. Etikettendrucker, das Tablet im Wartezimmer, der Monitor im Labor und die Freisprecheinrichtung im Besprechungsraum fehlen in fast jeder ersten Erfassung.

Pro Raum ersetzen, nicht pro Gerät

Der wirksamste Wechsel in der Beschaffungslogik ist die Bezugsgröße. Wer einzelne Geräte ersetzt, produziert den gemischten Bestand von selbst, weil jedes Mal ein anderes Modell lieferbar ist.

Rechnen Sie stattdessen pro Raum und legen Sie fest, welcher Raum in welchem Jahr an der Reihe ist. Bei vier Funktionsbereichen und einem angesetzten Zyklus von vier bis fünf Jahren ist jedes Jahr genau ein Bereich dran – ein Betrag, der sich in der Praxisplanung darstellen lässt.

Dafür sind die Bundles nach Funktionsbereich zusammengestellt. Der Anmeldeplatz läuft über Empfang & Anmeldung ab 2.242,38 Euro mit Praxis-PC, eHealth-Terminal, Hygiene-Tastatur und Etikettendrucker, kompatibel mit Medistar, TurboMed, CGM, x.isynet und MEDICAL OFFICE.

Das Behandlungszimmer deckt das Bundle Behandlungszimmer ab 1.499,40 Euro mit desinfizierbaren Eingabegeräten und EIZO RadiForce Medizinmonitor ab. Für Wartebereich und Anamnese gibt es Wartezimmer & Anamnese ab 641,60 Euro. Die Videosprechstunde deckt das Bundle Telemedizin ab 2.269,91 Euro, zu finden in der Bundle-Übersicht.

Der Vorteil zeigt sich beim zweiten Durchlauf. Wenn in vier Jahren derselbe Raum wieder fällig ist, steht dieselbe Konfiguration zur Verfügung, und die Einweisung des Teams entfällt.

Was vor der Aussonderung passieren muss

Auf jedem ausgemusterten Praxisgerät liegen Gesundheitsdaten. Vor der Weitergabe oder Entsorgung müssen die Datenträger nachweisbar gelöscht oder vernichtet werden – ein Formatieren genügt dafür nicht.

Halten Sie pro Gerät Seriennummer, Datum und Art der Löschung fest. Diese kurze Liste ist bei einer Prüfung die einzige belastbare Antwort und kostet pro Gerät wenige Minuten.

Planen Sie den Schritt in denselben Vorgang ein wie die Neubestellung. Altgeräte, die im Nebenraum gesammelt werden, sind nach zwei Jahren ein Datenschutzrisiko und kein Restwert.

Nächster Schritt

Erstellen Sie die Bestandsliste mit Anschaffungsjahren und Betriebssystemstand und markieren Sie darin die Geräte ohne Sicherheitsupdates. Diese Markierung ist Ihre Prioritätenliste, alles andere ist Reihenfolge.

Legen Sie danach fest, welcher Funktionsbereich in diesem Jahr ersetzt wird, und stellen Sie das passende Bundle in der Bundle-Übersicht zusammen. Wenn Sie zuerst eine Einordnung brauchen, gibt der Digitalcheck eine erste Standortbestimmung.

Die Lieferung erfolgt bundesweit in drei bis sieben Tagen, bei Praxisausfall mit Vor-Ort-Service. Vertragspartner ist die kommune.digital.solutions GmbH, ein gemeinsames Angebot mit der Bechtle AG.

Quellen: BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software vom 26.02.2021, Zusammenfassung Haufe, IHK München: AfA-Tabelle, CGM: Support-Ende für Windows 10 zum 14.10.2025, Praxis-IT Köln: Auswirkungen des Windows-10-Supportendes auf die Arztpraxis, medizinio: IT-Infrastruktur Arztpraxis, Pflichten und Anforderungen, praxisdigital.shop Bundles. Redaktion: GFKD AG.